Leveringsvoorwaarden

Versie: 23 december 2021 
 
Deze leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden van Newsite B.V. te Zwolle (hierna te noemen: Newsite) ten behoeve van haar opdrachtgever (hierna te noemen: klant) en hun eventuele rechtsopvolgers, tenzij partijen uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen zijn.

1. Prijzen

  1. Alle prijzen genoemd in onze offertes zijn exclusief BTW.
  2. Het vaste uurtarief voor reguliere applicatieontwikkeling- en beheer is € 85,- per uur (prijspeil 2022).
  3. In een fixed-price offerte, strippenkaarten of andere overeenkomsten met een vooraf vastgestelde totaalprijs kan van bovengenoemd vaste uurtarief worden afgeweken.
  4. Op iedere opdracht boven € 1.000,- geldt een aanbetaling van 30% van het totaal offertebedrag, tenzij anders overeengekomen.
  5. Onze prijzen voor periodieke diensten zoals domeinhosting, websitehosting en abonnementen op plugins of online diensten kunnen wijzigen. Newsite B.V. zal verhogingen van toeleveranciers aan Newsite B.V. doorberekenen in de prijzen.

2. Betaling

  1. De betalingstermijn van de facturen is 21 dagen na factuurdatum.
  2. Facturen worden per email verstuurd aan een e-mailadres dat door klant is verstrekt.
  3. Wanneer klant de verschuldigde bedragen niet binnen de bovengenoemde termijn betaalt, wordt er eenmalig een betalingsherinnering verstuurd. Wanneer er, binnen 14 dagen na het versturen van een betalingsherinnering, geen betaling wordt gedaan, zal een aanmaning verstuurd worden. Mocht er 14 dagen na het versturen van de aanmaning geen betaling binnen zijn, kan Newsite B.V. overgaan tot ingebrekestelling.
  4. Wanneer klant na ingebrekestelling nalatig blijft de vordering te voldoen, kan de vordering uit handen worden gegeven. In dat geval is klant naast het verschuldigde totale bedrag tevens de volledige vergoeding van buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten verschuldigd, waaronder alle kosten van externe deskundigen en kosten die verband houden met de inning van deze vordering.

3. Informatiebeveiliging en geheimhouding

  1. Newsite verbindt zich bij de uitvoering van zijn opdracht te voldoen aan de bij klant ten aanzien van informatiebeveiliging gehanteerde processen en het gehanteerde beleid.
  2. Newsite draagt er zorg voor dat de personen die zij eventueel inschakelt of eventueel laat inschakelen bij het uitvoeren van de in het kader van de uitvoering van de opdracht tenminste voldoen aan de bij klant gehanteerde processen en het gehanteerde beleid ten aanzien van informatiebeveiliging.
  3. Bovenstaande verhindert niet vertrouwelijk collegiaal overleg binnen de organisatie van Newsite, voor zover Newsite zulks voor een zorgvuldige uitvoering van de werkzaamheden of ter zorgvuldige voldoening aan een wettelijke of beroepsplicht noodzakelijk acht.
  4. Newsite draagt er zorg voor dat de personen die zij eventueel inschakelt of eventueel laat inschakelen bij het uitvoeren van de in het kader van de uitvoering van de opdracht tenminste voldoen aan de bij klant gehanteerde processen en het gehanteerde beleid ten aanzien van informatiebeveiliging.
  5. Newsite is, indien hij voor zichzelf optreedt in een civiele-, arbitrale-, bestuursrechtelijke- of strafprocedure, gerechtigd de gegevens en informatie waarvan zij bij de uitvoering van de werkzaamheden kennis heeft genomen aan te wenden voor zover deze naar haar redelijk oordeel van belang kunnen zijn.
  6. In de situatie dat Newsite andere personen inschakelt of laat inschakelen bij het uitvoeren van haar opdracht, draagt Newsite er zorg voor dat deze personen zich houden aan het in dit artikel bepaalde en dat daartoe een adequate geheimhoudingsovereenkomst/-verklaring is overeengekomen.

4. Voorbehoud van eigendom en rechten

  1. Alle aan klant geleverde programmatuur, ontwerpen en vormgeving, of andere materialen zoals analyses, documentatie, rapporten, offertes, informatiedragers, procedures of bedieningshandelingen alsmede voorbereidend materiaal daarvan en ideeën, blijven eigendom van Newsite.
  2. Newsite behoud zich voor alle rechten van intellectueel eigendom op de door haar ontwikkelde of ter beschikking gestelde programmatuur, ontwerpen en vormgeving, of andere materialen zoals analyses, documentatie, rapporten, offertes, informatiedragers, procedures of bedieningshandelingen alsmede voorbereidend materiaal daarvan.
  3. Klant verkrijgt, onder de opschortende voorwaarde dat klant de daarvoor overeengekomen vergoedingen tijdig en volledig betaalt, ten aanzien van bedoelde programmatuur, ontwerpen en vormgeving, of andere materialen zoals analyses, documentatie, rapporten, offertes, informatiedragers, procedures of bedieningshandelingen alsmede voorbereidend materiaal daarvan en ideeën, uitsluitend een bij de opdracht passend niet exclusief gebruiksrecht voor de duur van de opdracht met dien verstande dat het klant niet is toegestaan de programmatuur of andere materialen te wijzigen, te verveelvoudigen of daarvan kopieën te (laten) vervaardigen zonder toestemming vooraf van Newsite.
  4. Intellectueel eigendom op visuele ontwerpen en broncode van maatwerk-programmatuur worden alleen overgedragen als hier expliciet afspraken over gemaakt zijn. 

 5. Leveringstermijnen

  1. De leveringstermijnen die we tijdens het plannen van een project aangeven, zijn naar beste weten vastgesteld op grond van de gegevens die bij het aangaan van de opdracht bekend waren en zij zullen zoveel mogelijk in acht worden genomen. Het zijn streeftermijnen.
  2. Overschrijding van een één of meer leveringstermijnen brengt Newsite niet in verzuim. 
  3. Indien overschrijding van een leveringstermijn dreigt, zal Newsite zo snel als redelijkerwijze mogelijk is met klant in overleg treden.

 6. Garantie

  1. Tenzij anders is overeengekomen, is Newsite niet verantwoordelijk voor controle van de juistheid en volledigheid van de resultaten van de geleverde programmatuur, ontwerpen, vormgeving en/of overige resultaten van haar werkzaamheden. Klant zal de betreffende resultaten, programmatuur, ontwerpen, vormgeving na ontvangst controleren.
  2. Newsite kan niet garanderen dat er geen onontdekte fouten in de programmatuur optreden. 
  3. Wanneer onvolkomenheden een direct gevolg zijn van programmatuur, ontwerpen, informatiedragers, procedures of bedieningshandelingen waarvoor Newsite op basis van de opdracht uitdrukkelijk verantwoordelijk is, zal Newsite de betreffende resultaten van haar werkzaamheden wijzigen teneinde naar beste vermogen deze onvolkomenheden te herstellen, mits de daarvoor benodigde gegevens nog beschikbaar zijn en klant de onvolkomenheden zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de resultaten, schriftelijk en gedetailleerd aan Newsite kenbaar maakt. De betreffende werkzaamheden zullen gratis worden uitgevoerd. 
  4. Indien de onvolkomenheden niet zijn toe te rekenen aan hetgeen waarvoor Newsite op basis van de opdracht uitdrukkelijk verantwoordelijk is, kan klant aan Newsite verzoeken de programmatuur te wijzigen, in welk geval Newsite de kosten daarvan aan klant in rekening zal brengen. 

7. Uitvoering

  1. Newsite B.V. zal zich inspannen de dienstverlening zo zorgvuldig mogelijk uit te voeren, in voorkomend geval overeenkomstig de met de klant schriftelijk vastgelegde afspraken en procedures.
  2. Indien is overeengekomen dat de dienstverlening in fasen zal plaatsvinden, is Newsite B.V. gerechtigd de aanvang van de diensten die tot een volgende fase behoren uit te stellen totdat klant de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.
  3. Wanneer er sprake is van aanwijzingen of verzoeken door de klant die de inhoud of omvang van de overeengekomen dienstverlening wijzigen of aanvullen, zullen de desbetreffende werkzaamheden in overleg worden vergoed op basis van het vaste uurtarief of een nader overeengekomen bedrag.
  4. Wanneer de opdracht tot dienstverlening is aangegaan met het oog op uitvoering door een bepaalde persoon, zal Newsite B.V. steeds gerechtigd zijn deze persoon te vervangen door een of meer andere personen met dezelfde kwalificaties.

8. Wijziging en meerwerk

  1. Wanneer Newsite B.V. op verzoek of met voorafgaande instemming van klant werkzaamheden of andere prestaties heeft verricht die buiten de inhoud of omvang van de overeengekomen dienstverlening vallen, zullen deze werkzaamheden of prestaties door klant aan Newsite B.V. worden vergoed volgens het gebruikelijke uurtarief van Newsite B.V., of een van tevoren overeengekomen bedrag. Newsite B.V. is echter niet verplicht aan een dergelijk verzoek te voldoen en kan verlangen dat daarvoor een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst wordt gesloten.
  2. Klant aanvaardt dat door werkzaamheden of prestaties, als bedoeld in 8.1, het overeengekomen of verwachte tijdstip van voltooiing van de dienstverlening, en de wederzijdse verantwoordelijkheden van klant en Newsite B.V., kunnen worden beïnvloed.
  3. Voor zover voor de dienstverlening een vaste prijs is afgesproken en partijen voornemens zijn om met betrekking tot extra werkzaamheden of prestaties een afzonderlijke overeenkomst te sluiten, zal Newsite B.V. klant van tevoren schriftelijk informeren over de kosten hiervan.

9. Geschillen

  1. Wanneer klant tijdens de opdracht stuit op essentiële vragen over de uitvoering van de opdracht, treedt ze daarover direct in overleg met Newsite BV, teneinde in goede harmonie een bevredigende oplossing te zoeken. Wanneer beide partijen er in overleg niet uit komen, zijn beide partijen pas bevoegd zich te wenden tot de rechtbank van de standplaats van Newsite of klant. Uitsluitend Nederlands recht is van toepassing.

10.   Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

1. Algemeen
De AVG omvat verplichtingen en richtlijnen voor het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van klant, partners en leveranciers.

Newsite en klant erkennen dat de verwerking van persoonsgegevens (naam, (mail-)adres, locatiegegevens, telefoonnummer etc. van natuurlijke personen) zal plaatsvinden conform de relevante nationale regelgeving, alsmede Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en haar uitvoeringsbesluiten en zullen deze wet- en regelgeving naleven.

De voor Newsite toegankelijke persoonsgegevens zullen door haar uitsluitend worden verwerkt overeenkomstig en ter uitvoering van de opdracht, om de klant te informeren dan wel omdat dit vereist is op basis van de wet- en regelgeving. Behoudens het hiervoor genoemde, zal er geen persoonsgebonden informatie worden verwerkt zonder dat Newsite hiertoe relevante toestemming heeft verkregen. Newsite verbindt zich er toe persoonsgegevens in relatie tot klant steeds vertrouwelijk te zullen verwerken.  

Ingeval Newsite derden inschakelt, die toegang krijgen tot persoonsgegevens van betrokkene, ziet Newsite toe op de naleving van wetgeving ter zake door deze derden.  

Newsite verbindt zich er toe tijdig passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om verlies of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens tegen te gaan, rekening houdende met de stand van de techniek, de sector, de aard van de verwerking en de daaraan verbonden risico’s. Persoonsgegevens worden niet langer opgeslagen dan nodig. De persoonsgegevens gerelateerd aan klanten waar ten aanzien waarvan de opdracht is beëindigd, worden binnen 2 jaar na beëindiging van de opdracht  verwijderd uit onze systemen.

Iedere betrokkene heeft het recht op inzage, kosteloze verbetering en/of weglating van diens verzamelde persoonsgegevens te verzoeken, alsmede het recht om diens toestemming in te trekken of om de overdraagbaarheid te verzoeken. De persoonsgegevens die Newsite verwerkt kunnen door de betreffende betrokkene geraadpleegd worden na schriftelijk verzoek aan Newsite  (contact@newsite.nl). Vragen en/of klachten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen gericht worden aan het centrale contactpunt bij Newsite (contact@newsite.nl + 088 – 145 0010). 

2. Overzicht van verwerking

  1. Veel voorkomende persoonsgegevens die worden verwerkt ten behoeve van opdrachten voor onze klanten zijn:
    • Voornaam, achternaam
    • Adres
    • Postcode, woonplaats
    • Telefoonnummer, mobiele telefoonnummer
    • Email
    • Website URL
    • Bankrekening
    • Profielgegevens sociale media
    • Inloggegevens
      • Website- of CMS-toegang
      • FTP, SSH-toegang
      • Hostingpaneel toegang
      • Database toegang
  1. Online formulieren (uitsluitend bij websites die klanten bij ons hosten of die door Newsite onderhouden worden, met een contactformulier of andere formulieren waarmee gegevens worden verzameld. )
    Hiervoor geldt het volgende:

    • Ingevoerde gegevens worden per email verzonden over een beveiligde verbinding
    • Gegevens worden alleen verzonden naar een emailadres van onze klant, dat is versterkt door de klant
    • Ingevoerde gegevens worden opgeslagen op de webserver en zijn voor de klant en voor Newsite toegankelijk.
  1. Doel van gebruik
  • Persoonsgegevens gerelateerd aan onze klanten worden gebruikt voor communicatie en contact bij het uitvoeren van werkzaamheden.
  • Persoonsgegevens gerelateerd aan onze klanten worden gebruikt voor het versturen van facturen en berichten die direct betrekking hebben op de diensten die door klanten worden afgenomen.
  • Inloggegevens worden alleen gevraagd en gebruikt als dit noodzakelijk is bij het uitvoeren van werkzaamheden aan de website of applicatie van een klant.
  • Newsite maakt geen gebruik van gegevens die worden ingevoerd op online formulieren van onze klanten, met als enige uitzondering het oplossen van technische of functionele problemen met uitdrukkelijke toestemming van de klant en/of betrokken personen.
  1. Gedeelde persoonsgegevens
    • Gegevens worden alleen gedeeld met leveranciers of onderaannemers die direct betrokken zijn bij het uitvoeren van werkzaamheden voor betrokken klant.
    • Onze leveranciers en onderaannemers voldoen aan de AVG.
    • Persoonsgegevens van klanten en leveranciers worden ingevoerd in ons administratiesysteem. Newsite heeft met de leverancier hiervan een verwerkersovereenkomst, wat betekent dat zij aan de AVG voldoen.
    • Inloggegevens worden bijgehouden in een wachtwoordmanager. Deze worden opgeslagen in de cloud via een beveiligde service (Dropbox.com).
    • Inloggegevens die betrekking hebben op websitehosting en emails worden opgeslagen bij de hostingproviders waar betreffende diensten zijn ondergebracht. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst.

3. Maatregelen

  1. Persoonsgegevens die door ons worden gebruikt, zijn beschermd. Wij werken uitsluitend met beveiligde, versleutelde verbindingen en opslaglocaties die beveiligd zijn door inlog met gebruikersnamen, wachtwoorden en als nodig tweevoudige authenticatie en beveiligd tegen aanvallen en virussen.
  2. Wij verzamelen niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het het uitoefenen van onze werkzaamheden en boekhoudkundige administratie.
  3. Gegevens worden niet langer bewaart dan nodig. Wij hanteren een bewaartermijn van hoogstens 2 jaar voor klanten waar wij niet meer voor werken. De gegevens van prospects die een informatieaanvraag of offerteaanvraag hebben gedaan, worden hooguit 1 jaar bewaard.
  4. Wij voldoen aan de documentatieplicht, wat inhoud dat Newsite met documenten kan aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen.
  5. Bij Newsite is een Functionaris gegevensbescherming aangesteld.
  6. Er wordt bijgehouden wie toegang heeft tot persoonsgegevens en inloggegevens.

4. Marketing

  1. Wij gebruiken emailadressen van onze bestaande klanten en prospects voor het sturen van digitale nieuwsbrieven met nieuws over onze dienstverlening. Hiervoor wordt niet vooraf toestemming gevraagd. Ieder bericht bevat de mogelijkheid voor afmelden. Dit kan ook via andere kanalen aangevraagd worden. Hier zijn geen kosten aan verbonden en dit is te allen tijde mogelijk.
  2. Bestaande klanten versturen wij ook berichten die direct betrekking hebben op de dienst die bij Newsite wordt afgenomen, bijvoorbeeld bij een storing of een aanpassing in de dienstverlening.
  3. Contacten van Newsite of prospects die (nog) geen diensten hebben afgenomen, maar zich alleen maar hebben aangemeld voor uw nieuwsbrief of een enquête hebben ingevuld, en niet expliciet toestemming hebben gegeven , zullen wij geen promotionele marketingberichten sturen.

5. Rechten

  1. Onze klanten, partners en leveranciers hebben het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering van persoonsgegevens.
  2. Het recht op dataportabiliteit. Wij zorgen er voor dat betrokkenen eenvoudig toegang tot hun gegevens kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als dit wordt gevraagd.

6. Toestemming

  1. Wanneer wij persoonsgegevens op een andere manier gebruiken dan voor het uitoefenen van onze werkzaamheden strikt noodzakelijk is, bijvoorbeeld bij het versturen van promotionele uitingen, dan vragen wij hiervoor vooraf toestemming.